隨著社會(huì)不斷地進(jìn)步，接觸到制度的地方越來(lái)越多，制度是一種要求大家共同遵守的規(guī)章或準(zhǔn)則。那么制度的格式，你掌握了嗎？下面是小編整理的檔案室管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的安全保管工作,制定檔案管理制度如下：
1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保管和保密工作責(zé)任制。管理人員對(duì)全校檔案的保管和保密工作負(fù)責(zé);
2.檔案管理人員必須嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度，履行借閱登記手續(xù)?！氨Ｃ芫怼钡戎匾牧系慕栝?，必須審查審批權(quán)限是否符合規(guī)定的要求;
3.檔案管理員向檔案利用者提供、出具有關(guān)證明時(shí)，一定要以檔案材料原始記載為依據(jù)，不得弄虛作假，出具假證;
4.檔案管理人員切實(shí)做好防蟲、防鼠、防塵、防潮、防曬工作。保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。檔案室嚴(yán)禁吸煙，嚴(yán)禁將易燃易爆物品和私人物品帶入。定期檢查防火滅火系統(tǒng)、防盜系統(tǒng)、計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng);
5.檔案管理人員務(wù)必做到每天上下班對(duì)庫(kù)房門、窗、電源等進(jìn)行安全檢查。做好節(jié)假日安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)處理;
6.借出的檔案材料務(wù)必定期歸還。借出的檔案材料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得帶入公共場(chǎng)所;
7.非檔案管理人員，未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。
一、設(shè)置專門的檔案室，安裝防盜設(shè)備、配備滅火器材，標(biāo)示嚴(yán)禁煙火標(biāo)志。
二、配置合格的檔案箱、柜；鑰匙專人保管。無(wú)關(guān)人員不得進(jìn)入檔案室。
三、建立健全檔案登記、傳閱、歸檔、借閱等制度，防止檔案丟失、泄密。
四、檔案要由政治上可靠的專人保管；檔案管理人員要自覺(jué)遵守保密紀(jì)律，檔案內(nèi)容不外傳。嚴(yán)禁任何人私自保管檔案。
五、報(bào)廢的、過(guò)期的檔案材料及檔案工作中形成的不需進(jìn)檔的草稿紙，要進(jìn)行登記，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，送往有關(guān)地點(diǎn)監(jiān)督銷毀，確保保密安全。
六、采取有效措施，防止檔案人為的、自然的損壞。
為了加強(qiáng)本校檔案工作的業(yè)務(wù)建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化，全面提高檔案管理水平，有效地為教育事業(yè)和各項(xiàng)工作服務(wù)，為國(guó)家積累檔案史料，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》、國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校的具體情況，特制定本制度。
1、檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則。本校在公務(wù)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的全部檔案均由本校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理。
2、加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，明確分管校長(zhǎng)，并列入議事日程。辦公室由主任具體分工主管檔案工作。
3、建立健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)，由各部門配備專職檔案人員，業(yè)務(wù)上受檔案室指導(dǎo)并配合檢查。
4、本校綜合檔案室同時(shí)接受上級(jí)主管部門和地方檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。
1、集中統(tǒng)一管理本校在工作活動(dòng)中形成的、除人事檔案外的各種門類載體的全部檔案，積極提供利用，為本校各項(xiàng)工作服務(wù)。
2、指導(dǎo)、檢查、督促文件的形成、積累、整理、歸檔工作。
3、制訂檔案工作計(jì)劃和管理規(guī)定。
4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。
應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料，必須由各部門兼職檔案員收集齊全，分類整理，編制移交清單，按規(guī)定時(shí)間移交學(xué)校綜合檔案室集中管理，任何個(gè)人或部門都不得據(jù)為己有或拒絕移交。
1、日常工作中形成的應(yīng)歸檔的文件材料，各部門一律在次年的第一季度內(nèi)整理完畢，向檔案室移交。文書檔案應(yīng)在第二年的六月底以前完成歸檔工作；教學(xué)檔案應(yīng)在第二學(xué)年的九月底以前完成歸檔工作。
2、基建工程、設(shè)備儀器在項(xiàng)目完成后或告一段落時(shí)，經(jīng)辦部門應(yīng)將歸檔材料組成保管單位，經(jīng)負(fù)責(zé)人審定后向檔案室移交。
3、一次專題會(huì)議、一次活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將歸檔文件材料向檔案室移交。
4、因公外出參觀、學(xué)習(xí)、考察和參加各種會(huì)議，獲得的文件材料在一個(gè)月內(nèi)向檔案室移交。
5、會(huì)計(jì)文件材料，一般次年的第一季度由財(cái)會(huì)人員完成整理立卷，在財(cái)務(wù)部門保存一年后向檔案室移交。
6、聲像材料要用文字標(biāo)出攝像、錄音、攝影的對(duì)象、時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和作者，應(yīng)及時(shí)向檔案室移交。
檔案室在接收到各部門檔案材料后，要按照本?！秾W(xué)校檔案分類方案》和《學(xué)校檔案檔號(hào)編制方法》的有關(guān)要求，分類整理，并編制歸檔文件目錄、案卷目錄等。
1、文書檔案實(shí)行以件為單位進(jìn)行整理歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)要求整理編目。
2、教學(xué)檔案實(shí)行以卷為單位進(jìn)行整理歸檔，應(yīng)當(dāng)按照《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
3、會(huì)計(jì)檔案按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》的有關(guān)要求整理編目。
4、基建、設(shè)備、科研檔案按照《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》的有關(guān)要求整理編目。
5、照片檔案按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
6、錄音、錄像檔案按照《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
7、計(jì)算計(jì)光盤、激光視盤和激光唱盤等檔案應(yīng)按《電子文件歸檔管理規(guī)范》的有關(guān)要求整理編目。
8、實(shí)物檔案包括各種榮譽(yù)獎(jiǎng)品的、宣傳紀(jì)念品等不同載體和不同物質(zhì)形態(tài)的實(shí)物原件，應(yīng)當(dāng)按件編寫說(shuō)明和編制目錄。
1、檔案員每季度要對(duì)庫(kù)房檔案管理狀況進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)向分管主任匯報(bào)，并采取有效措施，保證檔案的安全。
2、庫(kù)房做到防盜、防光、防火、防潮、防蟲、防鼠、防高溫，室內(nèi)嚴(yán)禁存放易燃、易爆、易腐蝕的物品，杜絕有害氣體和物理污染竄入室內(nèi)。
3、做好庫(kù)房溫、濕度記錄，定期進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)超過(guò)規(guī)定的溫、濕度時(shí)，要及時(shí)采取降溫、降濕措施。
4、對(duì)膠片、照片、錄音帶、錄像帶等采取特制的裝具進(jìn)行保管。
5、定期打掃庫(kù)房衛(wèi)生，做到窗明地凈，箱柜無(wú)灰塵，，室內(nèi)無(wú)蛛網(wǎng)，櫥柜架排列有序。
6、下班前認(rèn)真檢查門窗，切斷庫(kù)房電源，保證檔案的安全。
1、加強(qiáng)保密教育，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《保密法》，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性、機(jī)要性，自覺(jué)保守黨和國(guó)家的機(jī)密。
2、健全保密制度，嚴(yán)格遵守接待、保管、安全、保衛(wèi)等有關(guān)保密規(guī)定，杜絕工作差錯(cuò)。
3、開(kāi)展保密檢查，定期對(duì)室藏檔案資料進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)泄密事件及時(shí)追查，并報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。
4、嚴(yán)格調(diào)閱制度，健全借閱手續(xù)。凡外地、外來(lái)單位來(lái)查閱檔案者，須持單位介紹信，嚴(yán)禁將檔案帶出閱檔室。
5、不得讓無(wú)關(guān)人員隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。
6、無(wú)保存價(jià)值的檔案資料及文件材料，嚴(yán)格辦理銷毀審批手續(xù)，統(tǒng)一送市保密回收站銷毀。
7、凡違反保密規(guī)定造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)處罰，構(gòu)成犯罪的依法追究刑事責(zé)任。
1、檔案人員熟悉室藏檔案情況和主動(dòng)了解學(xué)校各項(xiàng)工作對(duì)利用檔案的需要，積極主動(dòng)地做好提供利用工作。
2、檔案室必須編制《歸檔文件目錄》、《案卷目錄》、《全引目錄》，并根據(jù)利用工作的需要編制專題文件目錄（卡片）等檢索工具。
3、建立計(jì)算機(jī)文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理和檢索檔案，做到調(diào)卷迅速、準(zhǔn)確。
4、檔案室利用檔案資源，開(kāi)展檔案的編研工作，編寫全宗介紹、組織沿革、大事記、基礎(chǔ)數(shù)字匯編、發(fā)文匯集、專題文件匯集等匯編資料。
5、外單位來(lái)檔案室借閱檔案，應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在檔案室閱覽室或指定地點(diǎn)閱檔，不得外借。查閱檔案時(shí)，不允許在案卷上圈劃、批注、污損、涂改、剪裁、撕頁(yè)、折卷。
6、本校工作人員或基層單位因工作需要查閱檔案時(shí)，一般應(yīng)在檔案室內(nèi)閱看，不得外借，如特殊情況需外借時(shí)，須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，辦理登記批準(zhǔn)手續(xù)，約定歸還日期。借閱者不得將案卷轉(zhuǎn)借他人。
7、秘密級(jí)檔案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱，閱者對(duì)所借檔案負(fù)有保密和安全責(zé)任，并須在檔案室閱辦，閱后及時(shí)歸還，不得擅自轉(zhuǎn)借、損壞、拍照或復(fù)印。
8、凡經(jīng)批準(zhǔn)查閱的檔案，如需摘抄、復(fù)制（?。?，須經(jīng)檔案專管干部審核，確認(rèn)無(wú)誤后加蓋證明章才能生效。
9、檔案利用反饋工作，由利用者或檔案人員填寫《檔案利用效果登記簿》。
1、檔案統(tǒng)計(jì)工作的主要內(nèi)容包括：檔案室人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備、面積情況；室藏檔案資料的種類和數(shù)量情況；檔案的收集、整理、鑒定、保管、檢索、利用、編研情況，以表、冊(cè)等形式提示它們的過(guò)程、現(xiàn)狀和變化。
2、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確可靠，不得馬虎草率和弄虛作假。
3、定期、不定期地進(jìn)行帳物核對(duì)，做到帳物相符。
4、建立統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，及時(shí)做好平時(shí)原始數(shù)據(jù)的登記工作，注意積累統(tǒng)計(jì)資料。
5、統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)注明填報(bào)單位、時(shí)間、填表人、審核人。填寫時(shí)一律用阿拉伯?dāng)?shù)字書寫，字跡工整清晰。
1、根據(jù)國(guó)家檔案局1987年12月4日頒發(fā)的《關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》、《文字檔案保管期限表》，結(jié)合本校的具體情況，制定本校檔案保管期限表，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地判定檔案的存毀。
2、為了保證鑒定工作有組織、有監(jiān)督地進(jìn)行，必須建立檔案鑒定工作小組，由校分管檔案的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的代表組成。
3、鑒定應(yīng)采取直接鑒定法，按照檔案的實(shí)際情況以案卷為單位，逐件逐張地審查，直接判定其價(jià)值。對(duì)一時(shí)難以判定價(jià)值的檔案，應(yīng)采取保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本從嚴(yán)，復(fù)本從寬的處理方法。
4、對(duì)鑒定后需要銷毀的檔案，必須確認(rèn)已無(wú)價(jià)值，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并報(bào)區(qū)文教局、檔案局后再行銷毀。
5、銷毀失去保存價(jià)值的檔案須由鑒定小組提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)，經(jīng)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷，監(jiān)銷人要在銷毀清冊(cè)上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期、地點(diǎn)，并由監(jiān)銷人簽字。
6、檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)歸入全宗卷，以留存查。
一、單位應(yīng)當(dāng)建立健全消防檔案。消防檔案應(yīng)當(dāng)包括消防安全基本情況和消防安全管理情況。消防檔案應(yīng)當(dāng)詳實(shí)，全面反映單位消防工作的基本情況，并附有必要的圖表，根據(jù)情況變化及時(shí)更新。
二、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)消防檔案統(tǒng)一保管、備查，消防安全管理人應(yīng)明確消防檔案管理的責(zé)任部門和責(zé)任人，消防檔案的制作、使用、更新及銷毀的要求。
三、消防檔案管理應(yīng)符合下列要求：
1、按照有關(guān)規(guī)定建立紙質(zhì)消防檔案，并宜同時(shí)建立電子檔案。
2、消防檔案應(yīng)包括消防安全基本情況、消防安全管理情況、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案?？山Y(jié)合本單位實(shí)際增加檔案種類，但不應(yīng)少于第四、五項(xiàng)的共18種檔案。
3、消防檔案內(nèi)容應(yīng)詳實(shí)，全面反映消防工作的基本情況，并附有必要的圖紙、圖表。
4、消防檔案應(yīng)由專人管理，按檔案管理要求裝訂成冊(cè)，建立統(tǒng)一的檔案盒。并存放在本單位消防安全歸口管理部門。
5、消防檔案裝訂應(yīng)符合下列要求：
a)、第四、五項(xiàng)中的每份檔案應(yīng)有一個(gè)檔案盒，檔案盒大小、型號(hào)、顏色應(yīng)統(tǒng)一，在檔案盒正面和側(cè)面設(shè)置標(biāo)簽，注明該檔案名稱。
b)、檔案內(nèi)的裝檔材料應(yīng)統(tǒng)一采用a4紙，相片等非a4紙材料應(yīng)粘貼在a4紙上。
c)、第4.3條消防基本情況類檔案在統(tǒng)一裝訂后有修改補(bǔ)充材料的，應(yīng)及時(shí)重新裝訂；其余檔案應(yīng)以時(shí)間順序按年度裝訂成冊(cè)。
d)、消防法律文書檔案應(yīng)按同一工程項(xiàng)目或隱患整改項(xiàng)目的所有法律文書放在一起的原則裝訂，當(dāng)年未完工的項(xiàng)目納入下年度裝訂。
e)、每份檔案應(yīng)有卷內(nèi)文件目錄，目錄上注明該檔案種類、卷內(nèi)編號(hào)、卷內(nèi)文件名稱、頁(yè)碼、卷內(nèi)文件的文號(hào)以及其他需要備注的內(nèi)容，按年度裝訂的應(yīng)在目錄上標(biāo)出年份，卷內(nèi)資料應(yīng)在每頁(yè)右上角標(biāo)出頁(yè)碼。
f)、不同檔案內(nèi)容重復(fù)應(yīng)復(fù)印分別裝檔。
6、消防安全重點(diǎn)單位應(yīng)設(shè)立消防檔案專用柜。
四、消防安全基本情況應(yīng)包括下列8個(gè)檔案：
1、單位基本概況和消防安全重點(diǎn)部位情況。應(yīng)包括：?jiǎn)挝磺闆r簡(jiǎn)介；建筑基本情況介紹（建筑的分類、總面積和各層面積及功能分布、建筑高度、消防設(shè)施情況，多棟建筑應(yīng)分別介紹）；重點(diǎn)部位情況（重點(diǎn)部位的名稱及分布）；公安消防機(jī)構(gòu)下發(fā)的防火檔案正本。
2、所在建筑消防設(shè)計(jì)審核、消防驗(yàn)收以及場(chǎng)所裝修消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收及使用或者開(kāi)業(yè)前消防安全檢查的許可文件和相關(guān)資料。
3、消防組織和各級(jí)消防安全責(zé)任人。主要指確定各級(jí)消防安全責(zé)任人、管理人以及專兼職消防隊(duì)和義務(wù)消防隊(duì)等消防組織的文件和相關(guān)資料。
4、消防安全管理制度和保證消防安全的操作規(guī)程。主要指本單位建立的各種消防安全制度、操作規(guī)程等相關(guān)資料。
5、消防設(shè)施、滅火器材配置情況。主要指本單位設(shè)置的所有消防設(shè)施設(shè)備的廠家、型號(hào)、數(shù)量、設(shè)置部位、配置時(shí)間等資料。
6、專職消防隊(duì)、志愿消防隊(duì)、義務(wù)消防隊(duì)人員及其消防裝備配備情況。主要指本單位消防組織名單、年齡、學(xué)歷等以及所配備的裝備情況。
7、消防安全管理人、自動(dòng)消防設(shè)施操作人員、電氣焊工、電工、易燃易爆化學(xué)物品操作人員的基本情況。主要指本單位這些人員的姓名、年齡、學(xué)歷、技術(shù)職稱、消防培訓(xùn)持證情況等相關(guān)資料。
8、新增消防產(chǎn)品、防火材料的合格證明材料。主要指新增消防產(chǎn)品名單、數(shù)量、購(gòu)置時(shí)間、地點(diǎn)及檢測(cè)報(bào)告、合格證明等相關(guān)資料。
五、消防安全管理情況應(yīng)包括下列10個(gè)檔案：
1、消防安全例會(huì)紀(jì)要或決定。
2、公安消防機(jī)構(gòu)或派出所填發(fā)的各種法律文書。
3、消防設(shè)施定期檢查記錄、自動(dòng)消防設(shè)施全面檢查測(cè)試的報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄。主要指消防控制室值班記錄、消防設(shè)施每日巡視檢查、每月測(cè)試檢查、年度檢驗(yàn)檢查等記錄表以及消防維保單位進(jìn)行檢查的記錄等有關(guān)資料。
4、火災(zāi)隱患、重大火災(zāi)隱患及其整改情況記錄。應(yīng)包括：
a）公安消防機(jī)構(gòu)或派出所監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患和單位自行組織的防火檢查及巡查中發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患情況；
b）《火災(zāi)隱患整改登記本》；
c）單位對(duì)存在的重大問(wèn)題提出的整改方案、落實(shí)整改的部門、人員、資金情況，以及整改完畢后復(fù)查情況；
d)給公安消防機(jī)構(gòu)或派出所寫出的火災(zāi)隱患整改復(fù)函等。
5、防火檢查、巡查記錄。主要指本單位開(kāi)展防火巡查、防火檢查的情況，應(yīng)包括每日防火巡查記錄表、防火檢查記錄表等相關(guān)資料。
6、有關(guān)燃?xì)?、電氣設(shè)備檢測(cè)等記錄資料。主要指本單位有關(guān)燃?xì)?、電氣、防雷、防靜電等設(shè)施設(shè)備的檢測(cè)記錄、時(shí)間、人員以及檢測(cè)單位情況等相關(guān)資料。
7、消防安全培訓(xùn)記錄。主要指本單位組織或參加公安消防機(jī)構(gòu)組織的消防培訓(xùn)情況，應(yīng)包括培訓(xùn)的通知、時(shí)間、培訓(xùn)記錄等資料，以及消防培訓(xùn)合格證的復(fù)印件等。
8、滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案的演練記錄。主要指本單位的滅火和應(yīng)急疏散預(yù)案以及演練的記錄。
9、火災(zāi)情況記錄。主要指本單位發(fā)生火災(zāi)的時(shí)間、部位、主要燃燒物質(zhì)、火災(zāi)照片、火災(zāi)原因及火災(zāi)損失、內(nèi)部通報(bào)、總結(jié)等以及公安消防機(jī)構(gòu)下發(fā)的有關(guān)火災(zāi)直接財(cái)產(chǎn)損失核定書、火災(zāi)原因認(rèn)定書、責(zé)任認(rèn)定書、行政處罰決定書等相關(guān)資料。
10、消防獎(jiǎng)懲情況記錄。主要指各級(jí)政府、行業(yè)部門和公安消防機(jī)構(gòu)，以及本單位內(nèi)部關(guān)于消防安全的獎(jiǎng)懲情況的有關(guān)文件資料。
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責(zé)，杜絕資料流失，特訂立本制度。
第二條檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)
1、公司檔案工作實(shí)行二級(jí)管理，一級(jí)管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負(fù)責(zé)公司全部檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負(fù)責(zé)本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認(rèn)真細(xì)致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)，每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略進(jìn)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必需是原件，原件用于報(bào)批不能歸檔或相關(guān)部門保存的，綜合部保管復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要適時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財(cái)稅方面的資料，由財(cái)務(wù)部保管原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保管原件；屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保管原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報(bào)綜合管理部備案。
6、由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，應(yīng)保存三份原件，綜合管理部保管一份，財(cái)務(wù)部及合同執(zhí)行（或簽訂）部門各保管一份。特別情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保管原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的。專門庫(kù)房，各部門應(yīng)依據(jù)保管檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類法，依據(jù)分類法，編制分類目錄；依據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊(cè)，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫(kù)存檔案必需圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要諳習(xí)所管理的檔案資料，了解利用者的需求，把握利用規(guī)律。
7、依據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實(shí)際情況，確定檔案保管期限，每年年終據(jù)此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會(huì)審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保管。
9、嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護(hù)工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必需做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機(jī)密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。閱檔必需在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。
3、借閱檔案，必需履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必需時(shí)可以續(xù)借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(zhǎng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)。
5、借出檔案時(shí)，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標(biāo)明卷號(hào)、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必需妥當(dāng)保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當(dāng)事人責(zé)任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要適時(shí)追查，并報(bào)告主管部門適時(shí)處理。
8、緊要檔案、機(jī)密檔案不得借閱，必需借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必需外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條二級(jí)檔案應(yīng)依據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必需保存的盡量留復(fù)印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保管。
第七條本制度從x年十月一日起執(zhí)行。
為加強(qiáng)消防安全管理工作，防止傷亡事故，促進(jìn)安全生產(chǎn)，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章，制定本制度。
1、每年以創(chuàng)辦消防知識(shí)宣傳欄、開(kāi)展知識(shí)競(jìng)賽等多種形式，提高全體員工的消防安全意識(shí)。
2、定期組織員工學(xué)習(xí)消防法規(guī)和各項(xiàng)規(guī)章制度，做到依法治火。
3、各部門應(yīng)針對(duì)崗位特點(diǎn)進(jìn)行消防安全教育培訓(xùn)。
4、對(duì)消防設(shè)施維護(hù)保養(yǎng)和使用人員應(yīng)進(jìn)行實(shí)地演示和培訓(xùn)。
5、對(duì)新員工進(jìn)行崗前消防培訓(xùn)，經(jīng)考試合格后方可上崗。
6、因工作需要員工換崗前必須進(jìn)行再教育培訓(xùn)。
1、落實(shí)逐級(jí)消防安全責(zé)任制和崗位消防安全責(zé)任制，落實(shí)巡查檢查制度。
2、消防工作歸口管理職能部門每日對(duì)公司進(jìn)行防火巡查。每月對(duì)各部門進(jìn)行一次防火檢查并復(fù)查追蹤改善。
3、檢查中發(fā)現(xiàn)火災(zāi)隱患，檢查人員應(yīng)填寫防火檢查記錄，并按照規(guī)定，要求有關(guān)人員在記錄上簽名。
4、檢查部門應(yīng)將檢查情況及時(shí)通知受檢部門，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)每日消防安全檢查情況通知，若發(fā)現(xiàn)本單位存在火災(zāi)隱患，應(yīng)及時(shí)整改。
5、對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患未按規(guī)定時(shí)間及時(shí)整改的，根據(jù)獎(jiǎng)懲制度給予處罰。
1、單位應(yīng)保持疏散通道、安全出口暢通，嚴(yán)禁占用疏散通道，嚴(yán)禁在安全出口或疏散通道上安裝柵欄等影響疏散的障礙物。
2、應(yīng)按規(guī)范設(shè)置符合國(guó)家規(guī)定的消防安全疏散指示標(biāo)志和應(yīng)急照明設(shè)施。
3、應(yīng)保持防火門、消防安全疏散指示標(biāo)志、應(yīng)急照明、機(jī)械排煙送風(fēng)等設(shè)施處于正常狀態(tài)，并定期組織檢查、測(cè)試、維護(hù)和保養(yǎng)。
4、嚴(yán)禁在工作期間將安全出口上鎖。
5、嚴(yán)禁在工作期間將安全疏散指示標(biāo)志關(guān)閉、遮擋或覆蓋。
1、消防設(shè)施日常使用管理由專職管理員負(fù)責(zé)，專職管理員每日檢查消防設(shè)施的使用狀況，保持設(shè)施整潔、衛(wèi)生、完好。
2、消防設(shè)施及消防設(shè)備的技術(shù)性能的維修保養(yǎng)和定期技術(shù)檢測(cè)由消防工作歸口管理部門負(fù)責(zé)，設(shè)專職管理員每日按時(shí)檢查了解消防設(shè)備的運(yùn)行情況。查看運(yùn)行記錄，聽(tīng)取值班人員意見(jiàn)，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)安排維修，使設(shè)備保持完好的技術(shù)狀態(tài)。
3、消防設(shè)施和消防設(shè)備定期測(cè)試：
（1）正壓送風(fēng)、防排煙系統(tǒng)每半年檢測(cè)一次。
（2）其它消防設(shè)備的測(cè)試，根據(jù)不同情況決定測(cè)試時(shí)間。
（3）室內(nèi)消火栓測(cè)試每季度一次。
4、消防器材管理：
（1）每年在冬防、夏防期間定期兩次對(duì)滅火器進(jìn)行普查換藥。
（2）派專人管理，定期巡查消防器材，保證處于完好狀態(tài)。
（3）對(duì)消防器材應(yīng)經(jīng)常檢查，發(fā)現(xiàn)丟失、損壞應(yīng)立即補(bǔ)充并上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。
（4）各部門的消防器材由本部門管理，并指定專人負(fù)責(zé)。
1、各部門對(duì)存在的火災(zāi)隱患應(yīng)當(dāng)及時(shí)予以消除。
2、在防火安全檢查中，應(yīng)對(duì)所發(fā)現(xiàn)的火災(zāi)隱患進(jìn)行逐項(xiàng)登記，并將隱患情況書面下發(fā)各部門限期整改，同時(shí)要做好隱患整改情況記錄。
3、在火災(zāi)隱患未消除前，各部門應(yīng)當(dāng)落實(shí)防范措施，確保隱患整改期間的消防安全，對(duì)確無(wú)能力解決的重大火災(zāi)隱患應(yīng)當(dāng)提出解決方案，及時(shí)向單位消防安全責(zé)任人報(bào)告，并由單位上級(jí)主管部門或當(dāng)?shù)卣畧?bào)告。
4、對(duì)公安消防機(jī)構(gòu)責(zé)令限期改正的火災(zāi)隱患，應(yīng)當(dāng)在規(guī)定的期限內(nèi)改正并寫出隱患整改的復(fù)函，報(bào)送公安消防機(jī)構(gòu)。
1、用電安全管理：
（1）嚴(yán)禁隨意拉設(shè)電線，嚴(yán)禁超負(fù)荷用電。
（2）電氣線路、設(shè)備安裝應(yīng)由持證電工負(fù)責(zé)。
（3）各部門下班后，該關(guān)閉的電源應(yīng)予以關(guān)閉。
（4）禁止私用電熱棒、電爐等大功率電器。
2、用火安全管理：
（1）嚴(yán)格執(zhí)行動(dòng)火審批制度，確需動(dòng)火作業(yè)時(shí)，作業(yè)單位應(yīng)按規(guī)定向消防工作歸口管理部門申請(qǐng)“動(dòng)火許可證”。
（2）動(dòng)火作業(yè)前應(yīng)清除動(dòng)火點(diǎn)附近5米區(qū)域范圍內(nèi)的易燃易爆危險(xiǎn)物品或作適當(dāng)?shù)陌踩綦x，并向保衛(wèi)部借取適當(dāng)種類、數(shù)量的滅火器材隨時(shí)備用，結(jié)束作業(yè)后應(yīng)即時(shí)歸還，若有動(dòng)用應(yīng)如實(shí)報(bào)告。
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安全生產(chǎn)管理委員會(huì)
二○一○年五月十四日
為有效地保存制度，特制度《檔案鑒定、銷毀制度》。
一、必須建立由檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能科室負(fù)責(zé)人領(lǐng)導(dǎo)和檔案員組成的檔案鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組。定期對(duì)檔案進(jìn)行全面和部分檔案的鑒定。
二、根據(jù)國(guó)家和有關(guān)部門規(guī)定，確定各類檔案的保管期限，正確劃分需要保密檔案的密級(jí)。
三、對(duì)檔案的全面鑒定每五年進(jìn)行一次，對(duì)部分檔案根據(jù)實(shí)際需要確定。通過(guò)鑒定的檔案，必須寫出鑒定報(bào)告，注明鑒定意見(jiàn)和日期，并由鑒定領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)簽名。
四、通過(guò)鑒定的檔案，力求達(dá)到保定期限準(zhǔn)確，保管單位質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)在鑒定中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)責(zé)成有關(guān)部門和人員整改；對(duì)已超過(guò)保管期或失去價(jià)值的檔案，必須慎重處理，嚴(yán)格掌握，還有一定價(jià)值的檔案可暫封存，待觀察后再行銷毀。
五、對(duì)確定銷毀的檔案，應(yīng)先造好清冊(cè)，提交銷毀報(bào)告，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)送檔案主管機(jī)關(guān)備案，在銷毀檔案時(shí)要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定。
六、要檔案的保管過(guò)程中，要切實(shí)做好檔案銷毀后的善后工作。
檔案管理制度
1、凡是記錄和反映機(jī)關(guān)工作中具有保存價(jià)值的文件材料（包括黨政、人事、保衛(wèi)、財(cái)會(huì)、基建等）均屬文書檔案的歸檔范圍。
2、凡記錄和反映在履行審計(jì)職能活動(dòng)中，直接形成的文件、信函、憑證等的原件及復(fù)印件、照片、音像磁帶等與審計(jì)事項(xiàng)有關(guān)的其他材料，均屬審計(jì)檔案的歸檔范圍。
3、行政文書檔案、審計(jì)業(yè)務(wù)檔案，分別由文書部門和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)整理、立卷，在次年3月底前向檔案室移交；檔案室應(yīng)于次年6月底前立卷歸檔完畢。
4、會(huì)計(jì)檔案、聲像檔案、基建工程和科研課題檔案，由承辦部門負(fù)責(zé)整理立卷，按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和事件，及時(shí)移交檔案室。
5、各類文件材料歸檔實(shí)行兩套制。立卷歸檔的文件材料，嚴(yán)禁使用圓珠筆、鉛筆、彩色墨水或復(fù)寫等不耐久字跡。
6、凡歸檔的各類檔案材料，檔案室負(fù)責(zé)編制《案卷目錄》、《歸檔文件目錄》等檢索工具。
7、審計(jì)檔案要實(shí)行“審計(jì)組”負(fù)責(zé)制的原則。卷內(nèi)文件材料，要做到完整、精煉。
8、局機(jī)關(guān)的發(fā)文，紙質(zhì)文件與電子文件應(yīng)一并歸檔；局機(jī)關(guān)的收文，需長(zhǎng)期保存的，紙質(zhì)文件應(yīng)轉(zhuǎn)化成電子文件，網(wǎng)上收文應(yīng)下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件一并歸檔。
檔案鑒定銷毀制度
1、對(duì)保管期限已滿且需銷毀的檔案材料，須提出銷毀申請(qǐng)，編制《銷毀檔案目錄》，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，檔案室和有關(guān)部門組成鑒定小組采用直接鑒定的方法，可以實(shí)施銷毀。
2、不歸檔文件材料和失去保管價(jià)值的檔案，嚴(yán)禁賣給廢品收購(gòu)部門或個(gè)人。
3、銷毀的檔案要登記造冊(cè)，注明順序號(hào)、案卷標(biāo)題、檔號(hào)、起止日期、數(shù)量，并附備考表。
4、執(zhí)行銷毀時(shí)，定專人負(fù)責(zé)，監(jiān)督銷毀，并在銷毀表上至少有兩人以上簽字證明。
5、檔案銷毀后，報(bào)檔案管理部門備案，銷毀清冊(cè)、銷毀報(bào)告及審批手續(xù)須永久保存。
檔案借閱制度
1、凡需借閱本單位檔案者，必須經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并履行借閱審批、登記手續(xù)。
2、凡屬永久保存的密級(jí)檔案原則上不準(zhǔn)借出，只能在檔案室內(nèi)借閱。如有特殊需要，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借出，但必須按時(shí)歸還。
3、密級(jí)以上的檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借他人或公開(kāi)展覽等。
4、所需查閱的檔案材料一般不得攜出檔案室。遇特殊情況，必須借出時(shí)，按照規(guī)定辦理借出手續(xù)。如到規(guī)定時(shí)間還需借用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。
5、借閱者應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，嚴(yán)禁涂改、勾劃、轉(zhuǎn)借、拆卷、增刪和抽頁(yè)。檔案歸還時(shí)須清點(diǎn)無(wú)誤，方能簽收。如發(fā)現(xiàn)損害檔案，視情節(jié)給予處理。
6、借用檔案者如多次出現(xiàn)超期借用、并且有意推遲歸還日期，檔案室有權(quán)取消其借閱檔案資格。
7、外單位人員因工作需要借閱檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。
8、如遇借閱人員將檔案丟失，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案部門，寫出書面材料，以利于及時(shí)采取措施。
1、貫徹執(zhí)行檔案工作的政策和法規(guī)，熱愛(ài)本職工作，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，不斷提高檔案工作水平。
2、負(fù)責(zé)對(duì)各部門檔案立卷的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，做好各類檔案的接收、歸檔工作。
3、按照“六防”要求，做好庫(kù)房管理和檔案保管工作，定期進(jìn)行檢查，保證各類檔案的完整安全。
4、按規(guī)定作好檔案的利用接待工作，并根據(jù)利用者要求做到熱情接待，詳細(xì)提供。
5、加強(qiáng)組織紀(jì)律，嚴(yán)守檔案秘密，嚴(yán)禁檔案信息私自外傳。
第一章 總則
第一條 為使團(tuán)委學(xué)生會(huì)文件管理上規(guī)范化，對(duì)學(xué)生會(huì)各種文字材料實(shí)行科學(xué)有效的管理，形成一定的歷史資料，為今后工作提供必要的依據(jù)和經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)。特制定本制度。
第二條 學(xué)生會(huì)檔案由綜合部統(tǒng)一收集管理，由辦公室主任直接負(fù)責(zé)。
第三條 學(xué)生會(huì)各中心部門未經(jīng)辦公室主任許可不得隨意翻看。
第二章 檔案分類
第一條 文件類：學(xué)院下發(fā)的正式文件，上級(jí)學(xué)生會(huì)下發(fā)的正式活動(dòng)文件，學(xué)生會(huì)轉(zhuǎn)發(fā)及下發(fā)的正式文件。
第二條 申請(qǐng)類：學(xué)生會(huì)各中心部門的活動(dòng)申請(qǐng)、經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)、場(chǎng)地申請(qǐng)，學(xué)生社團(tuán)活動(dòng)申請(qǐng)、活動(dòng)參與申請(qǐng)等。
第三條 計(jì)劃類：學(xué)生會(huì)學(xué)期工作計(jì)劃，學(xué)生會(huì)各中心、各部門學(xué)期工作計(jì)劃，學(xué)生會(huì)各中心、各部門各項(xiàng)活動(dòng)策劃，學(xué)生社團(tuán)學(xué)期工作計(jì)劃、學(xué)生社團(tuán)各項(xiàng)活動(dòng)策劃。
第四條 總結(jié)類：學(xué)生會(huì)學(xué)期工作總結(jié)，學(xué)生會(huì)各中心、各部門學(xué)期工作總結(jié)，學(xué)生會(huì)各中心、各部門各項(xiàng)活動(dòng)總結(jié)，學(xué)生社團(tuán)學(xué)期工作總結(jié)。
第五條 學(xué)生干部檔案類：學(xué)生會(huì)全體成員檔案（個(gè)人申請(qǐng)、筆試試卷、筆試面試成績(jī)單等），學(xué)生社團(tuán)負(fù)責(zé)人檔案。
第六條 會(huì)議記錄類：學(xué)生會(huì)全體成員大會(huì)會(huì)議記錄，主席團(tuán)會(huì)議會(huì)議記錄，團(tuán)委擴(kuò)大會(huì)議會(huì)議記錄，部長(zhǎng)聯(lián)席會(huì)議會(huì)議記錄，各中心中心例會(huì)會(huì)議記錄，各部門部門會(huì)議會(huì)議記錄（備案）。
第七條 媒體信息類：學(xué)生會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的照片、視頻。
第八條 報(bào)刊類：學(xué)生會(huì)所刊發(fā)的各類簡(jiǎn)報(bào)、雜志。
第九條 其他類：學(xué)生會(huì)資產(chǎn)管理資料（財(cái)務(wù)報(bào)表、辦公場(chǎng)所使用登記表等），學(xué)生會(huì)日常工作管理資料（簽到表、通知簿、值班日志、活動(dòng)綜合測(cè)評(píng)、考核匯總表等），學(xué)生會(huì)外聯(lián)資料，學(xué)生會(huì)集體獲得的獎(jiǎng)品、紀(jì)念品等。
第三章 檔案日常管理
第一條 學(xué)生會(huì)各類檔案必須按照類別、編號(hào)存放，各類文件需準(zhǔn)備電子稿件及打印件兩種，電子稿由辦公室主任保存，紙質(zhì)稿存檔。
第二條 學(xué)生會(huì)檔案屬學(xué)生會(huì)內(nèi)部資料，學(xué)生會(huì)檔案資料不得隨意外借。任何部門或個(gè)人如需借用，須向辦公室主任遞交正式書面申請(qǐng)使用，并征得辦公室主任的同意，重要資料借出須經(jīng)得執(zhí)行主席同意。檔案負(fù)責(zé)人應(yīng)記錄檔案名稱、數(shù)目及借出時(shí)間、歸還時(shí)間。任何個(gè)人原因?qū)е聶n案資料的意識(shí)，都將追究其個(gè)人的相應(yīng)責(zé)任。
第三條 每年年末，辦公室主任負(fù)責(zé)組織各分管主席共同將本年各種檔案按照分類、編號(hào)獨(dú)立裝訂。組織機(jī)構(gòu)換屆時(shí)，檔案須送至團(tuán)委審閱，并于新一屆團(tuán)委學(xué)生會(huì)成立后移交新一任辦公室管理。
第四章 檔案材料的收集
第一條 學(xué)生會(huì)各中心、部門有責(zé)任和義務(wù)配合綜合部的材料收集。在相應(yīng)的時(shí)間及時(shí)上交有關(guān)材料，材料上交工作完成程度將列入《學(xué)生會(huì)部門考核條例》進(jìn)行考核。
第二條 各中心部門須上交的材料包括：學(xué)期工作計(jì)劃、活動(dòng)策劃書、活動(dòng)花費(fèi)清單、活動(dòng)正式通知、班級(jí)學(xué)生工作考評(píng)表、活動(dòng)綜合測(cè)評(píng)、活動(dòng)總結(jié)、團(tuán)學(xué)工作計(jì)劃報(bào)表、會(huì)議記錄、各類申請(qǐng)、登記表等。
第三條 各中心學(xué)期工作計(jì)劃在學(xué)期開(kāi)學(xué)初由分管主席交至辦公室主任?；顒?dòng)策劃書、活動(dòng)花費(fèi)清單、活動(dòng)正式通知、班級(jí)學(xué)生工作考評(píng)表、活動(dòng)總結(jié)在部門活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)由分管主席將電子稿發(fā)送至學(xué)生會(huì)辦公室郵箱，相關(guān)紙質(zhì)稿交至綜合部。
第四條 團(tuán)學(xué)工作計(jì)劃及總結(jié)報(bào)表分管主席以中心為單位在每周六晚十點(diǎn)之前將電子稿發(fā)送至學(xué)生會(huì)辦公室郵箱。辦公室主任收集、整理、匯總后將電子稿發(fā)送至團(tuán)委書記、執(zhí)行主席郵箱。
第五條 各中心、部門會(huì)議記錄、申請(qǐng)及其他材料在每月月末由分管主席統(tǒng)一收集整理后定期交至綜合部。
第六條 綜合部負(fù)責(zé)將所有電子材料整理歸檔并打印，打印的紙質(zhì)稿作為紙質(zhì)檔案歸檔。
1、文件復(fù)印管理辦法
二、復(fù)印涉密性文件，須按秘密文件管理的要求管理，嚴(yán)格控制份數(shù)，發(fā)生時(shí)復(fù)印單位要進(jìn)行登記，閱辦后應(yīng)按規(guī)定立卷、歸檔或清退、銷毀。
三、“四大文件"(中央、國(guó)務(wù)院、省委、省府文件)原則上不得復(fù)印，特殊情況須按保密規(guī)定請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
四、有關(guān)業(yè)務(wù)往來(lái)單位需復(fù)印文件資料，應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并收取成本費(fèi)用。
2、立卷歸檔制度
參照國(guó)家《歸檔范圍及保管期限表》的規(guī)定，制定出本單位不同門類檔案的歸檔范圍，將歸檔的文件材料收集齊全。
本單位在各項(xiàng)工作中形成的應(yīng)立卷歸檔的文件材料，在次年上半年立卷歸檔完畢;違紀(jì)違章案件在結(jié)案年立卷;聲像檔案在各項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束后立卷;基建檔案在竣工驗(yàn)收后立卷;會(huì)計(jì)檔案在辦完決算后立卷，由財(cái)會(huì)室保管一年后交本單位綜合檔案室保管。
1、歸檔文件材料的種類、份數(shù)以及文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。
2、在歸檔文件材料中，應(yīng)將每份文件的正文與附件正件與底稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件分別立在一起，文電應(yīng)合一立卷。
3、文件材料的整理立卷，必須按照分類方案立卷，遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價(jià)值，便于保管和利用。
3、檔案保管制度
一、集中統(tǒng)一管理本單位形成的各種門類、各種載體的檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。
二、建立全宗卷，并內(nèi)容充實(shí)，符合規(guī)范;檔案室內(nèi)應(yīng)有檔案資料存放示意圖和柜格指引卡。
三、貫徹“以防為主，防治結(jié)合”的原則，認(rèn)真做好防火、防盜、防蟲、防鼠、防塵、防高溫、防強(qiáng)光、防有害氣體和檔案狀況檢查等方面工作。
四、切實(shí)做好溫濕度調(diào)節(jié)工作，并堅(jiān)持庫(kù)房溫濕度測(cè)記，在高溫濕季節(jié)采取積極措施降低庫(kù)房?jī)?nèi)的溫濕度，力爭(zhēng)將溫度控制在14-24℃，相對(duì)濕度控制在40%-60%。
五、堅(jiān)持每季度定期檢查檔案，并做好記錄，做到檔案室無(wú)霉變、褪色、塵污、破損及蟲蛀、鼠咬現(xiàn)象的事件。
4、檔案查閱借閱制度
一、查閱檔案原則上在閱覽室進(jìn)行。一般只能查閱本部門形成的檔案，如查閱其他部門的檔案，需經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
二、外單位人員查閱檔案，須持所在單位介紹信，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。
三、借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可借出。歸還時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)交清楚。借出檔案，一般不超過(guò)五天，若需續(xù)用者，必須辦理續(xù)借手續(xù)。
四、借閱者要妥善保管檔案，不準(zhǔn)在借閱的檔案上勾劃、圈點(diǎn)、批注、涂改，不得擅自拆卷、翻印、拍照、復(fù)制，不準(zhǔn)移出卷內(nèi)文件，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人;確因工作需要復(fù)印檔案，須經(jīng)檔案管理人員同意。
五、損毀、丟失、涂改、污損或偽造檔案，一律按《檔案法》中有關(guān)規(guī)定予以處罰。
5、檔案統(tǒng)計(jì)制度
檔案統(tǒng)計(jì)是以表冊(cè)、數(shù)字的形式、系統(tǒng)地反映檔案產(chǎn)生的數(shù)量、速度、室藏檔案的狀況和變化，利用檔案的效率和發(fā)展趨勢(shì)，從而為本單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作決策提供可靠依據(jù)。為此，特制訂檔案統(tǒng)計(jì)制度。
一、檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須依照統(tǒng)計(jì)法和國(guó)家有關(guān)規(guī)定，如實(shí)地統(tǒng)計(jì)檔案資料，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、拒報(bào)，更不能偽造、篡改。
二、認(rèn)真做好檔案的基本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩部份工作。檔案登記最基本的內(nèi)容是檔案數(shù)量和狀況的登記，以及檔案利用的登記;檔案綜合統(tǒng)計(jì)就是檔案利用、檔案工作人員、檔案室建立等情況的統(tǒng)計(jì)。
三、檔案統(tǒng)計(jì)不只限于一般地登記數(shù)字和填送報(bào)表，應(yīng)對(duì)收集的統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行整理，分析研究，從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并提出改進(jìn)意見(jiàn)，以便做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。
6、檔案資料收集辦法
一、資料是人們?cè)诠ぷ?、學(xué)習(xí)中用于參考的各種公開(kāi)或內(nèi)部出版物和文件、檔案的復(fù)制品。一般包括書刊、報(bào)紙、傳單、簡(jiǎn)報(bào)、地圖、圖片、圖表、錄音錄像帶等出版物。資料在實(shí)際工作中具有重要的參考作用。
二、本單位收集資料的范圍主要是于單位職能工作有一定參考作用的交通年鑒、交通電力法規(guī)匯集、電力科技、電力統(tǒng)計(jì)資料、四大文件及其它刊物。
三、各處室收集或編制的資料應(yīng)即時(shí)向檔案室送交一至兩套，以備借閱參考。
四、通過(guò)各種途徑收集有關(guān)資料，使檔案室保存的資料內(nèi)容豐富而有特色，便于機(jī)關(guān)工作參考利用。
7、檔案保密制度
一、認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹執(zhí)行《保密法》增強(qiáng)保密意識(shí)，提高保密的自覺(jué)性，嚴(yán)格依法辦事。
二、檔案管理人員和借閱檔案的人員，均負(fù)有保守檔案秘密的義務(wù)，嚴(yán)格遵守保密守則，不在公共場(chǎng)所談?wù)摍n案文件內(nèi)容，不給私人索取提供檔案材料，不得非保密本上記錄檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)攜帶檔案材料探親訪友或進(jìn)入公共場(chǎng)所，保守檔案機(jī)密。
三、嚴(yán)格檔案查、借閱手續(xù)，認(rèn)真按《檔案利用制度》、《檔案鑒定制度》辦事，絕密、機(jī)密檔案文件，只能在閱覽室查閱，若因工作需要借走或復(fù)印，須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，借出利用的各類檔案，必須妥善保管，不準(zhǔn)私自復(fù)印或帶回家中。
四、經(jīng)鑒定屬銷毀的檔案材料，由鑒定小組指派專人，護(hù)送到指定地點(diǎn)監(jiān)銷。
五、非檔案室人員不得進(jìn)入檔案室，無(wú)關(guān)人員不得隨便進(jìn)入檔案室，檔案室柜鑰匙不得交他人或放在不謹(jǐn)慎的地方。
8、檔案鑒定銷毀制度
一、檔案的鑒定銷毀是檔案工作的重要內(nèi)容。為了保證庫(kù)存檔案質(zhì)量，提高檔案設(shè)施的使用率，制定檔案的鑒定銷毀制度。
二、檔案的鑒定銷毀，按照《檔案法》有關(guān)規(guī)定及檔案規(guī)范中歸檔范圍和保管期限，由檔案自身實(shí)際保存價(jià)值確定，對(duì)失去價(jià)值超過(guò)保管期限，又無(wú)歷史憑證作用的檔案，應(yīng)在鑒定后予以銷毀。
三、對(duì)庫(kù)存檔案材料要定期進(jìn)行鑒定，在征求有關(guān)處室意見(jiàn)基礎(chǔ)上，提出銷毀檔案的初步意見(jiàn)并造好清冊(cè)，經(jīng)辦公室主任審核，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。
四、對(duì)于經(jīng)過(guò)鑒定銷毀的檔案材料，由鑒定人填寫銷毀清冊(cè)一式二份，一份經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審查后歸檔，一份交檔案形成部門備查。
五、銷毀檔案材料，須到指定紙廠進(jìn)行，并有監(jiān)銷人在場(chǎng)，直到全部檔案材料化為紙漿。
9、檔案利用制度
一、檔案室保存的檔案主要滿足本單位工作的查考，為本單位兩個(gè)文明建設(shè)服務(wù)，檔案工作人員要積極提供利用，開(kāi)展好咨詢服務(wù)工作。
二、外單位查閱檔案必須兩人以上憑單位介紹信方可查閱，查閱黨內(nèi)文件，必須經(jīng)分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);檔案一般不借出，情況特殊需借出時(shí)，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，期限不超過(guò)三天、收回時(shí)嚴(yán)格檢查，并注銷借閱手續(xù)。
三、查閱檔案必須在檔案人員指定的地點(diǎn)(閱覽室)查閱，查閱時(shí)不能在檔案文件上圈點(diǎn)、畫線、涂改、批注和將文件抽換、裁剪、撕毀或拍照，違者必究。
四、查閱檔案人員摘抄的檔案內(nèi)容要經(jīng)過(guò)檔案人員核對(duì)無(wú)誤加蓋公章后方能有效。
五、查(借)檔案應(yīng)反饋利用效果，填寫利用效果登記簿，并跟蹤考察利用效果，收集利用典型事例，按年度或?qū)ｎ}整理匯編，年終寫出利用工作總結(jié)。
10、檔案庫(kù)房管理制度
一、檔案實(shí)行專人管理。檔案室的鑰匙由檔案管理員管理。因事需交由他人臨時(shí)保管的應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，并作好登記。
二、檔案庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固、安全，與辦公室分開(kāi)，配備防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施設(shè)備。
四、檔案庫(kù)房須整潔衛(wèi)生，檔案柜架排列整齊、美觀，并保持庫(kù)房適宜的溫濕度;檔案管理人員應(yīng)定期檢查并作好記錄。
五、檔案人員要隨時(shí)檢查案卷，發(fā)現(xiàn)檔案破損、變質(zhì)及其它異常情況要及時(shí)采取補(bǔ)救措施并向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
1、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。
2、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。
3、本制度最終解釋權(quán)歸公司辦公室，辦公室負(fù)責(zé)本制度的修訂完善。
（一）檔案劃分及管理部門
1、檔案是指本公司過(guò)去和現(xiàn)在，在從事經(jīng)營(yíng)管理、科學(xué)技術(shù)、企業(yè)文化等活動(dòng)中形成的對(duì)公司有保持價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。
2、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責(zé)，檔案管理員必須嚴(yán)格履行職責(zé)。
3、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級(jí)和部門級(jí)，公司級(jí)檔案應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行分類，有規(guī)范的檔案編號(hào)和標(biāo)簽，并建立電子與紙張分類目錄。
（二） 各部門資料管理
1、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責(zé)，規(guī)范部門檔案管理，實(shí)行部門檔案與公司檔案歸口管理。
2、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司級(jí)檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)分類管理。
3、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。
（一）檔案質(zhì)量
1、檔案封面應(yīng)逐項(xiàng)按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準(zhǔn)確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。
2、檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。破損的檔案文件要進(jìn)行修復(fù)處理。
3、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價(jià)值，便于保管和利用。
4、檔案盒表面為《檔案目錄》，檔案盒內(nèi)文件沒(méi)有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標(biāo)題。
5、檔案盒封面應(yīng)注明立卷人，審核人，立卷時(shí)間。
（二）立檔
1、檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。
3、檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇?，收文在后；?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。
（三）分類
1、檔案各級(jí)分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。
2、公司檔案大致分為以下幾類：
（1）證照類：營(yíng)業(yè)執(zhí)照及各類證照，注冊(cè)資料、年檢資料、公司章程等；
（2）文件類：分外來(lái)文件（政府職能部門的往來(lái)文件）和內(nèi)部文件；
（3）制度類：管理制度匯編；
（4）合同類：分內(nèi)部經(jīng)營(yíng)管理合同和業(yè)務(wù)合同兩種。
（5）計(jì)劃總結(jié)類：分年度計(jì)劃及總結(jié)等；
（6）會(huì)議紀(jì)要類：辦公例會(huì)紀(jì)要等
（五）檔案編號(hào)
1、檔案分類各級(jí)名稱經(jīng)確定后，應(yīng)編制《檔案登記目錄表》，將所有分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)，用一定順序依次排列，以便查閱。
2、檔案分類各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應(yīng)事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表，以免混淆。
3、公司檔案員負(fù)責(zé)對(duì)各部門文件材料的收集、整理，按照《檔案登記目錄表》條款“對(duì)號(hào)入座”，各部門要積極配合公司檔案管理工作。
（一）歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行歸檔，在一個(gè)卷內(nèi)要按問(wèn)題或者文件形成的時(shí)間，系統(tǒng)的排列并填寫《卷內(nèi)目錄》。
（二）歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價(jià)值分為1年，5年，10年。
1、永久保存：
（1）公司章程、合同
（2）股東名冊(cè)
（3）組織規(guī)程及辦事細(xì)則
（4）董事會(huì)及股東會(huì)記錄
（5）財(cái)務(wù)報(bào)表
（6）政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件
（7）不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證
（8）工程設(shè)計(jì)圖
（9）公司規(guī)章制度
（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書
2、10年保存：
（1）預(yù)算、決算書類
（2）會(huì)計(jì)憑證
（3）事業(yè)計(jì)劃資料
（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書
3、1年至5年保存：
（1）期滿或解除之合約
（2）其他經(jīng)核定保存5年的文書
4、1年以下暫時(shí)保存：
（1）結(jié)案后無(wú)長(zhǎng)期保存必要者。
（三）公司可根據(jù)實(shí)際情況擬訂文件資料保存期限的補(bǔ)充規(guī)定。
（四）歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請(qǐng)示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開(kāi)。
（五）按歸檔要求進(jìn)行裝訂、編號(hào)、填寫卷內(nèi)目錄表。全部檔案組成后，要對(duì)檔案做統(tǒng)一排列并編寫檔號(hào)。
（一）借閱
1、借閱手續(xù)：
（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。
（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。
（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。
2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。
3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。
5、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。
（二）銷毀
1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。
2、銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管。
3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。
（三）移交
1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。
2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。
（四）保密
1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。
2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。
3、愛(ài)護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得使用及隨意翻動(dòng)。
（一）在本制度框架下，公司各部門可根據(jù)實(shí)際狀況制訂更為具體的實(shí)施細(xì)則，但不得與本制度發(fā)生沖突，經(jīng)報(bào)行政部備案后，與本制度具有同等效力。
（二）本制度自印發(fā)試行之日起執(zhí)行。
附表
檔案員職責(zé)
1、負(fù)責(zé)收集、統(tǒng)計(jì)、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開(kāi)展檔案的提供利用工作；
2、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識(shí)，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。
3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制，裝訂部分過(guò)窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過(guò)大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對(duì)字跡難以辨認(rèn)的資料，應(yīng)當(dāng)附上抄件。
4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對(duì)文件資料進(jìn)行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時(shí)所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強(qiáng)光等措施。
6、每年進(jìn)行一次檔案清理，編制或更新《檔案保管手冊(cè)》做好文件索引，以便查找。
為認(rèn)真貫徹《中華人民共和國(guó)消防法》，加強(qiáng)館內(nèi)部消防安全管理，確保檔案的安全和館內(nèi)工作的正常運(yùn)行，根據(jù)《機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位消防安全管理規(guī)定》，結(jié)合本館實(shí)際，特制定本消防安全管理實(shí)施方案。
（一）建立消防安全工作領(lǐng)導(dǎo)小組，館長(zhǎng)任組長(zhǎng)，副館長(zhǎng)任副組長(zhǎng)，成員由全體工作人員組成，負(fù)責(zé)組織、落實(shí)本館消防安全工作。
（二）消防安全工作堅(jiān)持"誰(shuí)主管、誰(shuí)負(fù)責(zé)"的原則，實(shí)行二級(jí)消防安全管理責(zé)任制，即：一級(jí)消防安全責(zé)任人(館長(zhǎng))；二級(jí)消防安全責(zé)任人(館員)；各負(fù)其責(zé)，層層把關(guān)，保障消防安全。
（三）指定專人兼任消防安全重點(diǎn)部位消防安全員，明確其職責(zé)，確保重點(diǎn)部位消防安全工作萬(wàn)無(wú)一失。
（四）消防安全工作由校綜治辦歸口管理，消防安全所形成的材料，及時(shí)整理歸檔。
（一）檔案館消防安全職責(zé)：
1、制定消防安全制度、崗位安全職責(zé)。
2、實(shí)行防火安全責(zé)任制，確定本部門的消防安全責(zé)任人。
3、針對(duì)本部門是學(xué)校所有檔案的保存點(diǎn)這一特點(diǎn)，對(duì)工作人員及勤工助學(xué)學(xué)生進(jìn)行消防宣傳教育及消防知識(shí)培訓(xùn)。
4、組織防火檢查和防火巡查，及時(shí)消除火災(zāi)隱患，并做好檢查記錄。
5、定期組織檢查滅火器，確保其完好、有效。
6、保障疏散通道、安全出口暢通，并設(shè)置符合國(guó)家規(guī)定的消防安全疏散標(biāo)志。
（二）各級(jí)消防安全責(zé)任人職責(zé)
1、一級(jí)消防安全責(zé)任人職責(zé)(館長(zhǎng)）
（1）貫徹執(zhí)行消防法規(guī)，保障本部門消防安全符合規(guī)定，掌握館內(nèi)的消防安全情況。
（2）將消防安全工作與本館業(yè)務(wù)工作統(tǒng)籌安排，制訂年度消防工作計(jì)劃。
（3）為本單位的消防安全提供必要的經(jīng)費(fèi)和組織保障。
（4）確定逐級(jí)消防安全責(zé)任，批準(zhǔn)實(shí)施消防安全制度。
（5）督促落實(shí)火災(zāi)隱患整改，及時(shí)處理涉及消防安全的重大問(wèn)題。
2、二級(jí)消防安全責(zé)任人職責(zé)(工作人員）
（1）嚴(yán)格執(zhí)行檔案館消防安全管理規(guī)定，認(rèn)真履行崗位安全職責(zé)，嚴(yán)格做好消防安全工作。
（2）下班前關(guān)好門窗，切斷電源，做到檔案“九防”要求。
（3）每月進(jìn)行一次電器和線路的檢查，發(fā)現(xiàn)故障、老化、破損、絕緣不良等不安全因素，必須及時(shí)報(bào)修，并做好記錄備案；發(fā)現(xiàn)重大隱患應(yīng)立即采取預(yù)防措施，并向館領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
（4）制止一切違反消防安全的行為。
（5）如發(fā)生火災(zāi)事故，應(yīng)主動(dòng)積極地提供情況，查明原因。
（6）做好本部門滅火器材的保管工作，使滅火器材處于良好的備戰(zhàn)狀態(tài)。
3、重點(diǎn)部位（檔案庫(kù)房）消防安全責(zé)任人職責(zé)
（1）嚴(yán)格執(zhí)行檔案館消防安全管理規(guī)定，認(rèn)真履行檔案庫(kù)房安全管理職責(zé)，做好消防安全工作。
（2）禁止與庫(kù)房管理無(wú)關(guān)人員進(jìn)出庫(kù)房，禁止在檔案庫(kù)房?jī)?nèi)存放任何易燃易爆物品，禁止在庫(kù)區(qū)內(nèi)吸煙及使用明火。
（3）每天對(duì)庫(kù)區(qū)進(jìn)行消防安全巡查不少于兩遍，并作好檢查記錄。
（4）下班前關(guān)好庫(kù)房門窗，切斷電源，妥善保管好庫(kù)房鑰匙。
（5）保管好庫(kù)區(qū)內(nèi)配置的消防滅火器，熟悉滅火器的位置，熟練掌握使用知識(shí)。
（6）發(fā)現(xiàn)險(xiǎn)情要立即報(bào)告，出現(xiàn)火災(zāi)要奮力撲救，盡最大努力保護(hù)檔案及國(guó)家財(cái)產(chǎn)安全。
(一)消防安全宣傳與學(xué)習(xí)制度
1、定期組織學(xué)習(xí)消防條例，普及消防知識(shí)，及時(shí)傳達(dá)上級(jí)各項(xiàng)消防指示精神，不斷提高防火安全意識(shí)，結(jié)合本館對(duì)消防安全工作進(jìn)行布置。
2、重視節(jié)假日及霉雨季節(jié)的防火安全，做到及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改，并落實(shí)到位。
3、認(rèn)真執(zhí)行各項(xiàng)安全管理制度，采取督促和抽查相結(jié)合、教育與考核相結(jié)合的方法，加強(qiáng)本部門的消防安全工作，杜絕一切違章事故的發(fā)生。
(二)安全管理制度
1、本部門實(shí)行責(zé)任制，每年由館領(lǐng)導(dǎo)與各館員簽定責(zé)任書。
2、各館員下班前需對(duì)門、窗、電器設(shè)備、閱覽場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，切斷電源，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，重要情況與校綜治辦聯(lián)系；
3、非館內(nèi)工作人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房。
4、館內(nèi)各貴重物品，由專人負(fù)責(zé)保管，并存入保險(xiǎn)柜內(nèi)。
(三)消防安全管理制度
1、嚴(yán)格執(zhí)行《消防法》和檔案館消防安全制度。
2、不準(zhǔn)在庫(kù)房、辦公室和閱檔室等亂拉、亂接電線，不準(zhǔn)擅自使用電爐、電烙鐵、熱得快等電熱器具。
3、嚴(yán)禁個(gè)人擅自儲(chǔ)存易燃、易爆物品，對(duì)違反規(guī)定者，將按"危險(xiǎn)品管理?xiàng)l例"嚴(yán)格查處。
4、檔案館范圍內(nèi)的走廊、樓梯、電梯等公共部位嚴(yán)禁堆放物品，保持通道暢通，各科(室)廢舊物品、雜物需集中統(tǒng)一處理。
5、庫(kù)區(qū)、閱檔案、會(huì)議室、辦公室、計(jì)算機(jī)房等場(chǎng)所嚴(yán)禁吸煙，杜絕火災(zāi)隱患。
6、各消防責(zé)任人，對(duì)配置的滅火器要定期組織檢查、保養(yǎng)，保持良好狀態(tài)。
7、對(duì)現(xiàn)有消防器材，非緊急情況或未經(jīng)館領(lǐng)導(dǎo)同意，任何個(gè)人不得擅自動(dòng)用。
(四)消防安全教育培訓(xùn)制度
1、開(kāi)展消防知識(shí)普及教育。印發(fā)消防知識(shí)學(xué)習(xí)材料，組織各種層次的學(xué)習(xí)活動(dòng)，使館員掌握消防知識(shí)；
2、把安全防火教育內(nèi)容納入工作宣傳、年度計(jì)劃，并作為重點(diǎn)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)內(nèi)容之一；
(五)消防器材維護(hù)保養(yǎng)制度
1、消防器材(滅火器、消防栓)是滅火的專用器材，任何人不得私自挪用或移動(dòng)；
2、滅火器要按期更換（一般使用期限為3年），充填藥劑；
3、滅火器如有丟失或損壞，要查出原因后及時(shí)添置；
4、配置檔案庫(kù)房重點(diǎn)要害部位的滅火器，由負(fù)責(zé)庫(kù)房安全的專人負(fù)責(zé)保養(yǎng)，做到定點(diǎn)、定人，如有遺失或破損及時(shí)向館領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)；
5、對(duì)有故意損壞或私自挪用消防器材行為的人，根據(jù)情況作出必要的處罰以及經(jīng)濟(jì)賠償，造成后果者追究其責(zé)任。
一、本單位檔案權(quán)限于本單位及本系統(tǒng)工作人員利用，凡查借閱檔案，必須履行登記手續(xù)，填寫查借閱登記表和利用效果登記表，并將利用結(jié)果及時(shí)向檔案室反應(yīng)，任何人不得例外。
二、外單位來(lái)查閱檔案的人員，必須持有單位介紹信，檢驗(yàn)查閱人員的身份和問(wèn)清查閱的目的、范圍、經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)前方可查閱。
三、查閱檔案人員應(yīng)在閱文室、保密室內(nèi)查閱，并保持安靜、衛(wèi)生、不得在室內(nèi)吸煙、喝水，以防損壞檔案。
四、查閱秘密文件必須履行審批手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。
五、借閱檔案時(shí)間一般不超過(guò)3天，延長(zhǎng)時(shí)間需辦理續(xù)借閱手續(xù)，最多不得超過(guò)7天，借用份數(shù)每人每天不得超過(guò)3份。
六、借閱者應(yīng)維護(hù)檔案的完整與平安，不得在檔案上亂寫亂畫，不得轉(zhuǎn)借和影英復(fù)制、拆換、涂改及污損，違者必究。
七、借閱檔案歸還時(shí)，檔案管理人員要認(rèn)真清點(diǎn)，仔細(xì)檢查、并做好歸還記錄。借閱檔案未還人員假設(shè)要長(zhǎng)期離崗必須在離崗前，將所借檔案全部歸還，以利保管和利用。
八、凡遇節(jié)假日和特殊情況，檔案室有權(quán)隨時(shí)收回借出的檔案，材料，以利平安保密等工作。
九、凡在借閱檔案過(guò)程中，造成案卷散失，污損或拒不歸還者。
一、根據(jù)歸檔范圍，應(yīng)歸檔的文件資料一律歸案存放。
二、學(xué)校設(shè)有檔案專用庫(kù)房、檔案櫥。
三、庫(kù)房堅(jiān)固，有鐵窗欄、窗簾，能夠防盜。
四、學(xué)校有檔案工作分管校長(zhǎng)、主任，由專職人員管理檔案。
五、要求管理人員不得擅自提供、抄錄、復(fù)制保密文件。
六、要求管理人員不該說(shuō)的機(jī)密不說(shuō)，不出賣保密文件。
七、不得擅自損壞、銷毀、涂改保密檔案。
八、如有泄密行為，依法律追究刑事責(zé)任。